Notas fiscais eletrônicas: Saiba o que é e conheça seus inúmeros benefícios

A nota fiscal é um documento fiscal que comprova todas as transações comerciais realizadas por uma empresa tanto de bens quanto de serviços. Por meio da nota fiscal é possível realizar a fiscalização das operações da empresa bem como calcular os impostos.

Com o avanço da tecnologia, as empresas estão implementando a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que gera inúmeros benefícios para as empresas e facilita a fiscalização.

O que é uma nota fiscal?

Uma nota fiscal é um documento legal que as empresas devem emitir para registrar uma transação comercial de bens ou serviços. Em outras palavras, a nota fiscal é uma “comprovação tributária da atividade prestada pela pessoa jurídica”.

Nessa perspectiva, a nota fiscal atende a uma dupla função, ou seja, serve tanto para fins de fiscalização como também de base de cálculo para pagamento dos tributos devidos. Por ter essa dupla finalidade todas as empresas estão obrigadas a emitir nota fiscal.

Contudo, a legislação estabelece uma exceção apenas para as Micro Empresas Individuais (MEIs) quando realizam transações com pessoas físicas. Caso a transação seja com uma pessoa jurídica, devem emitir a nota fiscal regularmente.

Para emitir uma nota fiscal é preciso ter um CNPJ devidamente registrado e ativo. Além disso, é preciso destacar que a não emissão da nota fiscal é um crime de sonegação fiscal e pode sofrer penalidade de detenção de seis meses a dois anos e pagamento de multa.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Com o avanço da tecnologia, a maior parte das empresas já implementou o sistema de nota fiscal eletrônica, que é identificada como sendo NF-e. Este é considerado um documento digital que cumpre a mesma função do documento fiscal em papel.

Este tipo de nota fiscal foi criado para substituir a emissão de nota em papel por ser mais econômico e adequado para a preservação ambiental. O objetivo da NF-e é documentar as operações de comercialização de mercadorias, operações de serviços e de transportes.

É importante destacar que a NF-e faz parte do programa do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), tendo a garantia de sua validade dada por assinatura digital (token). Assim como o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

Este documento foi elaborado de forma mais simples com a finalidade de acompanhar a mercadoria em trânsito ou que foi comercializada pela Internet. 

Tipos de notas fiscais eletrônicas

Tendo em vista os diferentes negócios, as empresas podem escolher entre os tipos de notas fiscais eletrônicas existentes o mais adequado, sendo os seguintes:    

Nota Fiscal de Venda a Consumidor

É a nota fiscal mais utilizada pelas empresas por conter o registro dos produtos negociados, seja de venda ou compra. Sendo que constam nessa nota os valores que foram pagos de ICMS e IPI. Desse modo, é usada na venda direta aos clientes.

Este tipo de nota necessita de uma autorização para impressão de documentos fiscais (AIDF), que é dada pela Secretaria de Fazenda do Estado em que a empresa tem as suas atividades.

Além disso, pode ser impressa usando papel A4 e em impressoras comuns e substitui o modelo de nota fiscal 1-A, que é encaminhada para a receita estadual.

Designed by @burst / unsplash
Designed by @burst / unsplash

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Já esse tipo de nota consiste em um documento que é destinado especificamente para o consumidor final. Além disso, o seu processo de impressão é realizado com impressora térmica ao invés de fiscal, sendo transmitido para a receita municipal local.

Foi criada para oferecer maior agilidade ao processo e auxiliar nos aspectos fiscais ao oferecer uma facilidade para a fiscalização e tentar evitar a sonegação.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônicas (NFS-e)

Este tipo é destinado para as empresas que prestam serviços, ou seja, que vendem serviços e, por isso, devem conter todos os dados relativos aos serviços executados. Além disso, essa nota é regulada e fiscalizada pela prefeitura municipal de cada localidade.

A NFS-e deve ser emitida em qualquer atividade de serviços com o recolhimento do Imposto sobre Serviços (ISS) da operação. Sendo que o cálculo do imposto já é feito automaticamente e independente de ser um serviço principal ou secundário.

Recibo de pagamento não é Nota fiscal

Muitas pessoas confundem esses termos, achando que são a mesma coisa. Porém, não cumprem a mesma função diante da legislação fiscal. Pois, a nota fiscal comprova que ocorreu uma transação comercial de forma legal e de base tributária.

Já o recibo de pagamento comprova apenas a efetivação de uma compra. Assim, os direitos referentes à compra estão assegurados, mas não é um documento fiscal. Ou seja, não serve de base para o cálculo da arrecadação de impostos a serem pagos pelo emissor.

3 erros comuns durante a emissão de nota fiscal eletrônica

No decorrer do processo de emissão de uma nota fiscal eletrônica podem ocorrer alguns erros, que precisam ser evitados. Por isso, vamos apresentar esses três equívocos para que a sua empresa possa se resguardar.

1- Escolhendo o tipo errado de certificado digital

É preciso ter muito cuidado e atenção para escolher o tipo de certificado adequado para a sua empresa. Se for automação de notas fiscais, a opção deve ser pelo certificado A1, que está em meio digital e pode ser instalado no computador da empresa ou no emissor NF-e.  

Já no caso de ser emissão física é o certificado A3, que está em pendrive ou token. Desse modo, deve ser ligado ao computador todas as vezes que for ser utilizado.

2-  O DANFE não tem validade jurídica

A nota fiscal eletrônica pode ser representada por um documento físico, que é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). No entanto, ele pode representar a nota fiscal, mas não pode substituí-la por não ter validade jurídica.

Por isso, quando a mercadoria é enviada para o cliente apenas com o DANFE, ao invés da NF-e, é um erro grave que precisa ser evitado.

3-  Período de emissão da NF-e

Algumas empresas emitem uma nota fiscal eletrônica por mês com todas as operações realizadas. Contudo, esse procedimento não é aconselhável visto que constitui um erro grave. A NF-e deve ser emitida por cada operação realizada com um cliente.

Apesar de uma nota apenas por mês permitir o cálculo dos impostos, este tipo de procedimento impede que seja feito qualquer tipo de verificação nas operações realizadas de forma inadequada.

Portanto, acabamos de explicar sobre a nota fiscal eletrônica e destacamos os detalhes mais importantes para a sua empresa. É importante que conheça esse processo para implementar nos seus negócios com assertividade.

Agora que você já sabe tudo sobre nota fiscal  eletrônica, aprofunde mais ainda seu conhecimento utilizando um sistema automatizado para emitir nota fiscal eletrônica com facilidade. 

Experimente o sistema de gestão empresarial que ajuda você a administrar o seu negócio com sucesso.

Dica Extra: Já imaginou aprender 10 anos de Prática Contábil em poucas semanas?

Conheça um dos programas mais completos do mercado que vai te ensinar tudo que um contador precisa saber no seu dia a dia contábil, como: Rotinas Fiscais, Abertura, Alteração e Encerramento de empresas, tudo sobre Imposto de Renda, MEIs, Simples Nacional, Lucro Presumido, enfim, TUDO que você precisa saber para se tornar um Profissional Contábil Qualificado.

Se você precisa de Prática Contábil, clique aquie entenda como aprender tudo isso e se tornar um verdadeiro profissional contábil.

Original por Gestão click

O post Notas fiscais eletrônicas: Saiba o que é e conheça seus inúmeros benefícios apareceu primeiro em Rede Jornal Contábil – Contabilidade, MEI , crédito, INSS, Receita Federal .


Notas fiscais eletrônicas: Saiba o que é e conheça seus inúmeros benefícios